Privacyverklaring van Oranjevereniging Nijkerk om te voldoen aan de AVG-Wetgeving welke is ingegaan op 25 mei 2018.

1. Inleiding
Oranjevereniging Nijkerk hecht grote waarde aan de bescherming van de privacy van haar donateurs, deelnemers, adverteerders, sponsoren, belanghebbenden en gebruikers van haar website. Daarom zijn in deze privacyverklaring de manier waarop wij omgaan met de persoonsgegevens van onze donateurs, en de rechten van betrokkenen daarbij, uiteengezet.

2. Welke persoonsgegevens worden verzameld?
Bij lidmaatschap, aanmelding voor activiteiten of contact met onze vereniging of het aanmaken van een account in onze webwinkel worden door u persoonsgegevens verstrekt en door ons verzameld welke relevant zijn voor het verstrekken van informatie over de vereniging, het organiseren van activiteiten of het onderhouden van contacten. Dit kan onder andere gaan om geslacht, naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum. Medische gegevens kunnen gevraagd worden als men mee doet aan de bevrijdingsloop, het is van essentieel belang dat de EHBO weet wat uw actuele medische conditie is. Voor betalingen worden bankgegevens gebruikt om contributie of activiteit kosten te incasseren of terug te betalen.
Bij huidige en nieuwe bestuursleden worden verplicht identiteit-gegevens (kopie legitimatie) verzameld, bij commissieleden van de vier mei herdenking en vrijwilligers worden beperkte persoonsgegevens verzameld zoals naam en e-mailadres en eventueel een telefoonnummer. Dit is voor het vrijwilligersbestand om deze up to date te houden.

3. Doelen van gegevensverzameling
Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt met het oog op de volgende doelen:

– Het communiceren van informerende documentatie over de vereniging en van uitnodigingen voor activiteiten.
– Medische gegevens welke handig zijn voor de EHBO. Deze gegevens worden direct verwijderd na het evenement.
– Versturen van nieuwsbrieven waar iedereen zich voor kan inschrijven.
– Communiceren via email en de beantwoording daarvan.
– Kopie legitimatie voor de Kamer van Koophandel (bij bestuursleden) politie (bij burgers ontzegging van activiteit/ evenement).
– Persoonsgegevens van vrijwilligers voor o.a. de verzekering als er iets gebeurt.
– Verzenden van bestellingen.
– Verwerken van betalingen voor contributie, advertenties, sponsoring en activiteit kosten.
– Het analyseren en verbeteren van de dienstverlening van Oranjevereniging Nijkerk.
– Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
– Het versturen van een naheffing als een donateur/ deelnemer van de matjesmarkt zijn rommel achterlaat op de matjesmarkt.

4. Verstrekking aan derden
Persoonsgegevens worden nooit aan derden verstrekt, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen met de betrokkene en/ of als er een wettelijke verplichting of noodzaak voor bestaat.

E-boekhouden.nl/ leden/ relatie systeem.
In ons leden/ relatie systeem slaan wij de volgende persoonsgegevens op voor het verwerken en up to date houden van de gegevens van onze donateurs en relaties.

  • geslacht, voorletters, tussenvoegsels, achternamen, meisjesnamen, adres, huisnummer, postcode, woonplaats, IBAN, BIC, geboortedatum, e-mailadressen, , telefoonnummer, mobiele nummer, contributiebedrag en eventueel een machtigingsdatum voor de automatische incasso.

Jaarlijks maken wij een incassobestand aan om de contributie automatisch af te schrijven van uw IBAN als u ons een automatische incasso heeft verstrekt. Als u geen automatische incasso heeft gegeven ontvangt u een bericht per e-mail of PostNL met het verzoek om het bedrag zelf aan ons over te maken.

Wijzigt u uw gegevens bij ons? Dan verstrekken wij u een overzicht van de gegevens die wij van u hebben per e-mail. Hebben wij geen mailadres van u? Dan ontvangt u geen bericht van ons.

Wij willen duurzaam de toekomst tegemoet, daarom vragen wij onze donateurs om een e-mailadres en mobielnummer. Klik hier om uw gegevens aan te passen/ wijzigen

Woont uw ouder in een verpleeg of verzorgingshuis? Verstrek ons alstublieft het e-mailadres en mobiele nummer van u als contactpersoon.

Relaties
Relaties zijn sponsoren, adverteerders, verhuurders van attracties. Van relaties leggen wij de volgende gegevens vast in leden/ relatie systeem. Bedrijfsnaam, KvK-nummer, contactpersoon, geslacht, vestigingsadres, postadres, telefoonnummer, mobiele nummer, faxnummer, e-mailadres, IBAN, BIC, BTW-nummer en eventueel een geboortedatum. Deze gegevens slaan wij op zodat wij altijd weten met wie wij te maken hebben.

Bestuursleden
Van bestuursleden hebben wij ook persoonsgegevens zoals geslacht, voorletters, tussenvoegsels, achternamen, gehuwde of geboortenamen, adres, huisnummer, postcode, woonplaats, IBAN, BIC, geboortedatum, e-mailadressen, , telefoonnummer, mobiele nummer, contributiebedrag en eventueel een machtigingsdatum voor de automatische incasso. Ook hebben wij een kopie nodig van het legitimatiebewijs zodat wij bestuurders kunnen inschrijven op ons uittreksel bij de Kamer van Koophandel.

Kleurplaten actie/ wedstrijd
Kinderen die deelnemen aan de kleurplaten actie/ wedstrijd geven hun naam, leeftijd, email of telefoonnummer bij ons op. Bij de uitreiking is de pers van Nijkerk aanwezig. Zij ontvangen van ons een lijst met daarop de winnaars. Hierbij geven wij het volgende door: Naam, Achternaam en leeftijd. Contactgegevens houden wij van deze actie/ wedstrijd bij ons en zullen niet worden gedeeld maar wel worden vernietigd na het uitreiken van de prijzen. Aan het einde van de uitreiking zal er een groepsfoto gemaakt worden. Deze foto zal bij de Oranjevereniging online geplaatst worden en bij de Nijkerkse pers op hun website. Wilt u niet dat uw kind op de foto komt? Geef dit dan aan ons door, wij zullen uw kind dan anoniem maken op de foto.

Matjesmarkt
Bij deelname aan de matjesmarkt vragen wij persoonsgegevens, de opgegeven gegevens worden verzameld met als doel te controleren op Koningsdag of de deelnemer ook écht de deelnemer is. Indien de deelnemer zijn of haar afval achterlaat zullen de gegevens worden gebruikt om een naheffing te zenden. Als de naheffing niet betaalt wordt zullen wij de gegevens van deze deelnemer doorgeven aan een incasso of deurwaarderskantoor zodat deze hun werk kunnen doen om de naheffing te innen. Wanneer deze activiteit voorbij is en er geen naheffingen verzonden worden zullen gegevens verwijderd worden, m.u.v. naam en e-mailadres zodat wij u de volgende jaren kunnen informeren met de nieuwsbrief. Wilt u de nieuwsbrief niet meer ontvangen? Dan kunt u zich onderaan de nieuwsbrief afmelden.

Klokkenluiders matjesmarkt
Mensen of deelnemers die melding maken van het achterlaten van afval worden beschermd, dat wil zeggen dat hun naam en e-mailadres wel bekend word bij ons maar ten alle tijden nooit aan derden zal worden doorgegeven.

Aubade
Bij de aubade kunnen kinderen een bonnetje inleveren waarop zij hun naam, telefoonnummer en of e-mailadres invullen. Dit is voor de prijsuitreiking, als het kind niet meer bij de aubade is kunnen wij contact opnemen. Het is goed om te weten dat alle ingevulde en ingeleverde bonnetjes na afloop direct worden vernietigd.

(Online) Acties
Per actie kunnen er gegevens gevraagd worden en verzameld worden. Heeft u vragen hierover? Dan kunt u ons via Whatsapp hierover contacten. Bij contact via de mail, telefoon, Whatsapp en chats op social media kunnen wij u verificatievragen stellen om vast te stellen dat wij met de juiste persoon spreken.

Mooist versierde straat
Bij de actie van “mooist versierde straat” worden geen persoonsgegevens gedeeld, alleen de straatnaam van de 1e en 2e plaats worden gedeeld met de Nijkerkse pers.

Vrijwilligers
Vrijwilligers dienen de volgende gegevens bij ons in: geslacht, voorletters, tussenvoegsels, achternamen, gehuwde of geboortenamen, adres, huisnummer, postcode, woonplaats geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, mobiele nummer om aan te schrijven IBAN, BIC hebben wij nodig om declaraties te kunnen verwerken. Vrijwilligers zijn bij de Oranjevereniging verzekerd, in geval van incidenten verstrekken wij de benodigde persoonsgegevens aan de verzekering welke collectief is geregeld bij de Gemeente Nijkerk.

Bij aanvullende acties/ onderwerpen zal deze lijst worden aangevuld.

Zivver
Zodra wij e-mails gaan versturen waarin bijvoorbeeld al uw (persoons)gegevens staan dan versturen wij deze via Zivver. Zivver is een veilig programma waarmee gegevens versleuteld worden verzonden. De geadresseerde ontvangt een e-mail van Zivver en dient een verificatiecode in te voeren/ te gebruiken om de e-mail te kunnen openen. Een verificatiecode kunt u ontvangen op uw mobiele telefoonnummer of op uw e-mailadres welke wij van u hebben. Zonder deze code kan de e-mail niet geopend worden. De e-mails worden verstuurd met end to end crypte. Niemand kan deze e-mails lezen op de verzender en ontvanger na. De Oranjevereniging kan zien wanneer de e-mail is afgeleverd en wanneer deze is geopend. E-mails van Zivver kunnen tot één jaar na de verzenddatum geopend worden, daarna wordt de toegang tot het bericht ingetrokken. Personen die geen toegang hebben tot uw mobiele nummer of e-mailadres kunnen geen toegang hebben tot een e-mail van Zivver. Door het gebruik van Zivver kunnen uw e-mailadres, mobiele telefoonnummer terecht komen bij Zivver. Deze gegevens worden door Zivver niet langer opgeslagen dan noodzakelijk.

 Laposta.nl
Wanneer u zich inschrijft voor één van onze nieuwsbrieven komen uw voor- en achternaam samen met uw e-mailadres in het systeem van Laposta. Op deze manier kunnen wij e-mails persoonlijker aan u richten. Het is van essentieel belang dat deze gegevens daar opgeslagen worden, zonder voornaam kunt u niet ingeschreven worden.

PayPal en Mollie
Wanneer u een betaling via PayPal of Mollie verricht, krijgen wij uw volledige naam en IBAN door. Aan de hand van deze gegevens kunnen wij betalingen verwerken. Wij hebben hierop geen invloed om bepaalde gegevens weg te laten. Voor vragen verwijzen wij u naar uw bank of naar PayPal.

Kaartje2go
Vrijwilligers en bestuursleden zijn van onschatbare waarden van ons, een persoonlijk kaartje op iemand zijn verjaardag vinden wij heel gepast. Om deze reden zijn uw naam, adres, postcode, woonplaats ingevoerd in ons adresboek van kaartje2go.nl

Ticketkantoor
Go-tickets is vanaf 2024 dé plaats waar deelnemers van de matjesmarkt een vergunning kunnen kopen. Bij de aankoop van een vergunning vult u uw persoonsgegevens in, dit zijn uw volledige naam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum en e-mailadres. Deze gegevens verzamelen wij voor de controle op geldige uitgegeven vergunningen. Als blijkt dat een deelnemer troep heeft achtergelaten (wat tegen de regels is) ontvangt de deelnemer van ons een naheffing. De naheffing is een bedrag om te compenseren omdat Oranjevereniging Nijkerk uw afval alsnog moet afvoeren. Bij de aankoop van uw vergunning gaat u akkoord met de voorwaarden en regels van de matjesmarkt, om deze reden zijn wij gerechtigd om u een naheffing te sturen. Als u de naheffing niet betaalt zullen wij de vordering uit handen geven aan een incasso of deurwaarderskantoor. Uw gegevens komen daar dan terecht zodat het incasso of deurwaarderskantoor zijn of haar taak kan volbrengen. Belangrijk om te weten is dat de bijkomende kosten eveneens voor uw rekening komen en op verhaald zullen worden.

5. Beveiliging en bewaartermijn
Wij nemen passende maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen, zodat ze beschermd zijn tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of diefstal.
Het mag duidelijk zijn dat de techniek op dit moment in rap tempo veranderd, dat u niet kunt en mag verwachten dat wij last minute dusdanige aanpassingen kunnen doorvoeren ten aanzien van de beveiliging. Daarbij zijn wij mede afhankelijk van de partijen waar wij de diensten vanaf nemen dat deze partijen zo snel mogelijk de beveiliging aanpassen.
Zo gebruiken we alleen beveiligde systemen voor de verwerking van persoonsgegevens en hebben we passende maatregelen getroffen voor datamigraties, back-ups en het gebruik van sterke wachtwoorden door medewerkers en vrijwilligers. Persoonsgegevens worden bewaard voor de termijn die redelijkerwijs noodzakelijk is voor de doelen van gegevensverzameling. Van leden die hun lidmaatschap opzeggen moeten wij de persoonsgegevens voor een periode van 5 jaar bewaren, na deze 5 jaar kunnen wij persoonsgegevens definieer verwijderen. Dit is in het huidige leden/ relatie systeem automatisch ingesteld dat verwijdering zonder handelingen wordt uitgevoerd.

6. Rechten
Betrokkenen hebben het recht om op elk moment inzage te krijgen in hun persoonsgegevens die wij verwerken of te verzoeken om rectificatie, wissing of overdracht van die gegevens. Bovendien kunnen betrokkenen aan ons verzoeken om beperking van de verwerking of om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. Dergelijke verzoeken moeten wél schriftelijk (bij brief) worden ingediend.

7. Contact
Betrokkenen die vragen hebben, of gebruik willen maken van hun rechten, kunnen contact opnemen met ons via de secretaris op email-adres secretaris@ovnijkerk.nl

8. Wijzigingen in privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om op elk moment wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.
Op onze website staat altijd de meest actuele versie van onze privacyverklaring gepubliceerd.

9. Slotopmerkingen
Deze privacyverklaring is met zorg opgesteld door de Oranjevereniging om te voldoen aan de nieuwe privacywetgeving.
Wij hechten aan een zorgvuldige omgang om persoonsgegevens te waarborgen en willen transparant naar u zijn over hoe wij dat doen. Mocht u vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Tot slot wijzen wij u erop dat het strikt verboden is voor iedereen om gegevens van onze website te kopieëren, verspreiden delen of op te slaan, m.u.v educatieve pagina’s. Indien men zich hier schuldig aanmaakt zullen wij een directe boete van € 500,- per dag met een maximum van € 7.500,- opeisen.

Voor het laatst bewerkt op: 15 januari 2024.